Văn phòng làm việc là nơi có nhiều trang thiết bị và vật dụng hỗ trợ công việc. Việc vận chuyển thường có rất nhiều công việc phải làm, do đó, thiếu sót trong vận chuyển là khó tránh khỏi. Vì vậy, để thuận tiện hơn chúng tôi bật mí ngay cho bạn cẩm nang khi vận chuyển văn phòng làm việc.
Lập kế hoạch trước khi vận chuyển văn phòng làm việc
Trước khi vận chuyển văn phòng làm việc bạn cần xây dựng một bản kế hoạch cụ thể. Nhằm giúp công việc của bạn trở nên thuận lợi và không lo thiếu sót. Nếu bạn không quen thuộc với việc lập bảng kế hoạch, hãy thử liệt kê bằng những gạch đầu đầu:
- Thời gian vận chuyển văn phòng làm việc là khi nào?
- Địa điểm văn phòng làm việc mới ở đâu?
- Ai tham gia vào quá trình vận chuyển văn phòng làm việc?
- Khối lượng thiết bị và vật dụng cần di chuyển?
- Sử dụng dịch vụ vận chuyển hay tự vận chuyển?
- Quá trình đóng gói thiết bị, vật dụng như thế nào?
- Những thủ tục giấy tờ nào cần có trong quá trình này?
Dự trù kinh phí trước khi vận chuyển văn phòng làm việc
Kinh phí chính là vấn đề được nhiều người quan tâm nhất. Do đó, bạn cần lựa chọn những đơn vị uy tín và báo giá công khai về dịch vụ cung cấp.
Bạn có thể cân nhắc lựa chọn giữa: dịch vụ vận chuyển văn phòng hoặc dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói. Nếu đơn vị của bạn là một văn phòng lớn, cần vận chuyển nhiều thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được tiền bạc, công sức và tối ưu về thời gian.
Hoàn thiện thủ tục chuyển văn phòng làm việc
Thủ tục và giấy tờ là những yếu tố rất cần được quan tâm khi bạn có nhu cầu đổi văn phòng làm việc mới. Hợp đồng thuê mướn văn phòng, thủ tục về thuế, con dấu, đăng ký giấy phép kinh doanh,... thường khá phức tạp. Nếu bạn không am hiểu về chúng thì sẽ gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.
Chính vì vậy, bạn nên hoàn thiện các thủ tục trước khi rời văn phòng làm việc cũ.
Cân nhắc những thiết bị cần thiết hoặc để thanh lý
Trước khi đóng gói, bạn nên phân loại những thiết bị và dụng cụ cần đem theo hoặc có thể đem thanh lý. Sau khi hoàn tất quá trình này, bạn có thể bắt đầu đóng gói dần các thiết bị, dụng cụ khoảng từ 3 - 5 ngày trước khi vận chuyển.
Ngược lại, nếu bạn sử dụng dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói thì đơn vị cung cấp sẽ hỗ trợ bạn đóng gói nhanh chóng. Tuy nhiên, với các vật dụng cá nhân hoặc đồ vật quan trọng bạn nên tự đóng gói.
Xác định ngày giờ vận chuyển
Hoạt động kinh doanh thường gắn liền với các yếu tố phong thủy. Lựa chọn ngày giờ hoàng đạo thích hợp sẽ xua tan những xui rủi và điềm xấu. Vì vậy, việc lựa chọn ngày giờ tốt sẽ mang đến những điều may mắn và một khởi đầu tốt đẹp.
Bên cạnh đó, việc “cúng lễ nhập trạch” cũng là một phần quan trọng khi chuyển đến địa điểm mới. Một chút rượu, thịt, xôi, hoa quả và vàng nhang đã có thể làm lễ đơn giản.
Kiểm kê khi sang văn phòng làm việc mới
Văn phòng làm việc có rất nhiều thiết bị, vật dụng và đồ dùng cá nhân của nhân viên nên việc thống kê lại là hoàn toàn cần thiết. Hãy lập một danh sách kê khai và kèm theo các ghi chú (nếu có).
Sau khi vận chuyển đến văn phòng mới, bạn cần kiểm tra lại có sự thiếu sót gì hay không. Nếu có sự hư hỏng hay bất kỳ thiếu sót nào, bạn cần báo ngay cho đơn vị vận chuyển để kịp thời xử lý.
Các lưu ý khi chuyển văn phòng làm việc mới
Để đảm bảo không có sự thiếu sót nào, bạn cần lưu ý thêm một số chi tiết sau:
- Ký hợp đồng với đơn vị cho thuê văn phòng mới
- Tìm kiếm đơn vị vận chuyển hoặc đơn vị vận chuyển uy tín
- Chia đều nhiệm vụ cho các cá nhân, phòng ban
- Tính toán và cân đối ngân sách cho quá trình vận chuyển
- Nếu bạn tin tưởng vào phong thủy thì nên lựa chọn ngày giờ và làm lễ nhập trạch.
Hy vọng rằng với cẩm nang bỏ túi khi chuyển văn phòng làm việc sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho công tác vận chuyển văn phòng và các hoạt động kinh doanh.
